Per essere in regola con la fatturazione elettronica in vigore in Italia dal primo Gennaio del 2019, bisogna iniziare a valutare l’impatto delle nuove regole sulla tua attività. La tua azienda deve avere una soluzione per elaborare le fatture elettroniche secondo le nuove normative.
Contesto giuridico della fatturazione elettronica
La Legge di Bilancio 2018 ha apportato cambiamenti significativi al settore della fatturazione elettronica. La fatturazione elettronica per tutte le transazioni B2B effettuate in Italia sarà obbligatoria e le fatture elettroniche dovranno essere trasmesse tramite SDI (Sistema di Interscambio) in formato “Fattura XML”.
A differenza del flusso B2G, non vi è alcun obbligo di firmare elettronicamente le fatture elettroniche ma è comunque consigliato. Le fatture devono essere conservate in un archivio elettronico per 10 anni. Esistono dei software e dei servizi come ad esempio fatturazione elettronica InfoCert che ci possono semplificare la vita.
Molte aziende, soprattutto multinazionali che hanno istanze ERP utilizzate in molti paesi, utilizzano sistemi ERP che potrebbero avere problemi con l’esportazione dei dati in formato Fattura XML. Queste aziende stanno scegliendo fornitori di servizi certificati e stanno esternalizzando i servizi di mappatura, con la garanzia che il formato sarà continuamente aggiornato alla versione più recente di Fattura XML. Le aziende possono esportare le fatture con il set di dati richiesto.
Per evitare l’implementazione di modifiche dispendiose in termini di tempo nei sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) (pianificazione delle risorse d’impresa)) le aziende possono utilizzare un servizio di conversione da fornitori di servizi. La Fattura XML ricevuta viene inserita nel sistema di archivio mentre le fatture vengono importate nel formato ERP privato come ad esempio in IDOC o nel formato del sistema del flusso di lavoro che principalmente è PDF.
Requisiti dei sistemi di archiviazione
Le aziende che decidono di utilizzare un fornitore di servizi per coprire l’intero processo di fatturazione elettronica, compresi i servizi di archiviazione devono affrontare delle problematiche legate alla complessità dei requisiti dei sistemi di archiviazione. Ad esempio, l’integrazione del codice fiscale italiano nel sistema di archiviazione.
Sebbene la legislazione sia stata attuata, sono state introdotte diverse modifiche e ne sono previste altre di ulteriori modifiche. Le aziende, soprattutto quelle multinazionali, sono quindi alla ricerca di fornitori di servizi con supporto legale e tecnico locale che possano reagire prontamente a questi cambiamenti.
Inoltre, le aziende che vendono beni o servizi a partner non italiani, richiedono un punto di contatto unico per gestire tutti i flussi di fatturazione e fornire le opportune segnalazioni alle autorità. Per concludere, ci sono molti punti da discutere prima di decidere l’approccio appropriato.
Alcune aziende considerano solo i processi di fatturazione elettronica e altre le combinano con altri flussi della catena di approvvigionamento.
