Con l’avvento delle fatture elettroniche, obbligatorie dal 1 gennaio 2019, cambiano anche le regole di fatturazione e di conservazione dei documenti. Le e-fatture, infatti, sono digitali: motivo per cui anche la loro conservazione deve avvenire in modo digitale, e l’obbligo della conservazione delle fatture elettroniche ricade proprio su colui che le ha emesse, ma anche sul destinatario.
Chi effettua la conservazione delle fatture?
Come si è brevemente detto, chi emette e riceve la fattura la deve conservare. Quindi la conservazione della documentazione elettronica può essere fatta direttamente dal contribuente, o dal soggetto depositario delle scritture contabili; ma si può anche dare il compito ad un soggetto terzo, o ad un conservatore.
Il luogo dove si tengono e conservano i registri, libri, fatture ecc. deve essere comunque indicato nella dichiarazione di inizio attività: se detto luogo cambia, la dichiarazione deve essere prontamente aggiornata.
Procedimento per la conservazione delle e-fatture
La conservazione delle fatture elettroniche prevede che si conservino digitalmente i documenti fiscali o che si affidi questo lavoro ad un soggetto terzo.
In ogni caso, qualsiasi mezzo di conservazione si scelga, è necessario che sia possibile l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione di riferimento; che il documento sia integro e leggibile e tutti i documenti siano facilmente reperibili.
Come si conserva la fattura elettronica
Innanzitutto è necessario capire “come” si conserva la e-fattura. La fattura elettronica va memorizzata su supporti ottici che garantiscano che mantengano la loro leggibilità nel corso del tempo. La memorizzazione va fatta per ordine cronologico per periodo d’imposta.
Il processo di memorizzazione dovrebbe concludersi entro tre mesi dalla scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi di ogni anno.
Le fatture elettroniche, proprio come è previsto dalla legge per quelle cartacee, devono essere conservate digitalmente per almeno dieci anni.
Dove si conserva la fattura elettronica
Visto il tempo per il quale è obbligatorio conservare la e-fattura, ora bisogna capire ‘dove’ questa conservazione debba avvenire.
La C.M. n. 13/E del 2018 l’Agenzia delle Entrate ha ricordato in proposito che chiunque emette e riceve e-fatture ha facoltà di conservare la documentazione sia in Italia sia all’estero, in quei Paesi che garantiscano la reciproca assistenza.
La conservazione può avvenire nella stessa azienda/struttura dell’emittente o recente, o essere affidate a soggetti esterni che diano garanzie di sicurezza.
La conservazione nel sito dell’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate ha previsto un sistema di conservazione e di memorizzazione delle fatture elettroniche che sono emesse e/o ricevute dai contribuenti, e di altri tipi di documenti trasmessi sempre per mezzo del SdI, il Sistema di Interscambio. Questo servizio gratuito permette di aiutare a conservare questi documenti: bisogna però prima di tutto sottoscrivere un accordo con la società dell’Agenzia delle Entrate, Sogei, che gestirà il SdI.
Dopo 24 ore dalla firma dell’accordo, il SdI procede a conservare tutti i documenti che sono transitati per mezzo del sistema in questione. Il servizio è comodo, ma attenzione: valutate se le condizioni del servizio sono compatibili rispetto alle vostre esigenze ed alla vostra necessità di consultare i documenti emessi e ricevuti.
